Event-Export und Event-Export Pro

Der Event-Export – ab 2025 ist nur mehr die „Pro-Version“ zu erwerben – erlaubt einen regelmäßigen, standardisierten und für den eigenen Bedarf gelayouteten Export von Veranstaltungsdaten aus TOURDATA. Eine voreinstellbare Auswahl an Kategorien und Zeiträumen kann somit in ansprechender Form an Gäste und Partner weitergegeben werden.

Basis des Exports sind alle Veranstaltungen der eigenen Region / des Ortes, oder auch alle selbsterfassten Veranstaltungen. Grundsätzlich können aber bereits bei der Erfassung von Veranstaltungen in TOURDATA, einzelne explizit vom Export ausgenommen werden.

Die Ausgabe erfolgt entweder nach MSExcel, oder als fertiges PDF, je nach Bedarf. Die Daten werden in beiden Programmen bereits in einem von Ihnen gemeinsam definierten Layout ausgegeben. Ein Header – ein Titelbild – kann zum Beispiel korrespondierend mit Ihrem „Look and Feel“ Ihrer Webseite ausgewählt werden.

Für die Auswahl der Veranstaltungen gibt es verschiedene Möglichkeiten, ebenso für die Darstellungsform. Details und auch die Kosten dafür erfragen Sie gerne beim Digital Solution Helpdesk unter dshelpdesk@ttg.at

Für die Darstellung der Veranstaltungen gibt es Vorlagen, die mit einem Headerbild oder ggf. mit Ihrem Logo befüllt werden können. Diese Vorlagen können für den/die Ersteller:in alleine sichtbar sein, oder für den gesamten Mandanten freigegeben werden und können als PDF oder als Excel-Tabelle ausgegeben werden, also als statische Datei, oder zur Weiterbearbeitung.

In der Ausgabe-Datei können die Veranstaltungen mit oder ohne die Unterteilung in Veranstaltungskategorien dargestellt werden. Ebenso lassen sich für einzelne Kategorien individuelle Header-Bilder hochladen.

Für die Auswahl der Veranstaltungen wird zuerst ein Zeitraum ausgewählt. Je nach Bedarf kann ein vordefinierter Zeitraum zB. „Nächstes Wochenende“ oder ein individueller Zeitraum „von – bis“ festgelegt werden.

Die nächste Auswahl legt die Orte fest, deren Veranstaltungen ausgegeben werden sollen. Auch hier kann eine Mehrfachauswahl erfolgen, wenn Ihr Tourismusverband mehrere Orte vereint.

Zuletzt erfolgt die Auswahl der Kategorien, so können auch ganz einfach themenspezifische Veranstaltungskalender erstellt werden.

Damit die unterschiedlichen Auswahlmöglichkeiten nicht immer wieder neu getroffen werden müssen, kann man Voreinstellungen in Vorlagen speichern und für sich bzw. den gesamten Mandanten freigeben. Die Einstellungen setzen sich aus den gewählten Headerbildern und Logos, den Einstellungen in den Filtern, sowie in Layout, Tabellenblättern, eventuell Mehrsprachigkeit und gewählten Vergünstigungen zusammen.

Hier lassen sich der Zeitraum, die Orte und die Kategorien – für beispielsweise – wöchentliche Veranstaltungsexporte festlegen.

Auch die Tabellenblätter, oder Abschnitte im PDF können vorkonfiguriert werden. Bei den Tabellenblättern kann man festlegen, ob diese Kategorie als eigenes Tabellenblatt angezeigt werden, bzw. ob eine Überschrift angezeigt werden soll. Bei jedem Tabellenblatt je Kategorie kann außerdem ein eigner Header angezeigt werden. Die Header werden später automatisch auf die erforderliche Größe zugeschnitten

Wenn in TOURDATA bei den Veranstaltungen Vergünstigungen eingetragen wurden, können die wichtigsten mitausgegeben werden. Die jeweilige Vergünstigung wird in der Fußzeile näher definiert.

Der Event-Export Pro – ab 2025 wird der Veranstaltungs-Export nur mehr in dieser Version zu erwerben sein – enthält erweiterte Funktionen, im Vergleich zum bisherigen Event-Export.

Dazu gehören am wichtigsten die Mehrsprachigkeit, die Möglichkeit die Kontaktinformationen einzufügen und zusätzlich die Preisinformationen auszugeben, die bei den Veranstaltungen hinterlegt wurden.

Weiters bietet die Pro-Version auch noch die Möglichkeit nicht nur das eigene Logo und ein Headerbild zu verwenden sondern auch die Highlights, die Überschriften und die Texte zu formatieren.

Bei der Mehrsprachigkeit lassen sich in TOURDATA eingepflegte Text in der gewählten Fremdsprache ausgeben. Für den Fall, dass es keinen Eintrag in der Fremdsprache gibt, gibt es die Option der „Ersatz-Sprache“, damit keine „leeren“ Einträge entstehen.

Die Kontaktinformationen können je Veranstaltungs-Kategorie unterschiedlich definiert werden und hier lassen sich auch die Felder auswählen, die tatsächlich ausgegeben werden sollen – die komplette Anschrift, Telefon, Webseite, E-Mail…

Preis-Informationen können auch je Tabellenblatt und damit Kategorie aus den „Preisinformationsfeld“ aus TOURDATA ausgedruckt werden.