Autor: Ellen-Ruth Bruckner-Simonsberger

Der Event-Export – ab 2025 ist nur mehr die „Pro-Version“ zu erwerben – erlaubt einen regelmäßigen, standardisierten und für den eigenen Bedarf gelayouteten Export von Veranstaltungsdaten aus TOURDATA. Eine voreinstellbare Auswahl an Kategorien und Zeiträumen kann somit in ansprechender Form an Gäste und Partner weitergegeben werden.

Basis des Exports sind alle Veranstaltungen der eigenen Region / des Ortes, oder auch alle selbsterfassten Veranstaltungen. Grundsätzlich können aber bereits bei der Erfassung von Veranstaltungen in TOURDATA, einzelne explizit vom Export ausgenommen werden.

Die Ausgabe erfolgt entweder nach MSExcel, oder als fertiges PDF, je nach Bedarf. Die Daten werden in beiden Programmen bereits in einem von Ihnen gemeinsam definierten Layout ausgegeben. Ein Header – ein Titelbild – kann zum Beispiel korrespondierend mit Ihrem „Look and Feel“ Ihrer Webseite ausgewählt werden.

Für die Auswahl der Veranstaltungen gibt es verschiedene Möglichkeiten, ebenso für die Darstellungsform. Details und auch die Kosten dafür erfragen Sie gerne beim Digital Solution Helpdesk unter dshelpdesk@ttg.at

Für die Darstellung der Veranstaltungen gibt es Vorlagen, die mit einem Headerbild oder ggf. mit Ihrem Logo befüllt werden können. Diese Vorlagen können für den/die Ersteller:in alleine sichtbar sein, oder für den gesamten Mandanten freigegeben werden und können als PDF oder als Excel-Tabelle ausgegeben werden, also als statische Datei, oder zur Weiterbearbeitung.

In der Ausgabe-Datei können die Veranstaltungen mit oder ohne die Unterteilung in Veranstaltungskategorien dargestellt werden. Ebenso lassen sich für einzelne Kategorien individuelle Header-Bilder hochladen.

Für die Auswahl der Veranstaltungen wird zuerst ein Zeitraum ausgewählt. Je nach Bedarf kann ein vordefinierter Zeitraum zB. „Nächstes Wochenende“ oder ein individueller Zeitraum „von – bis“ festgelegt werden.

Die nächste Auswahl legt die Orte fest, deren Veranstaltungen ausgegeben werden sollen. Auch hier kann eine Mehrfachauswahl erfolgen, wenn Ihr Tourismusverband mehrere Orte vereint.

Zuletzt erfolgt die Auswahl der Kategorien, so können auch ganz einfach themenspezifische Veranstaltungskalender erstellt werden.

Damit die unterschiedlichen Auswahlmöglichkeiten nicht immer wieder neu getroffen werden müssen, kann man Voreinstellungen in Vorlagen speichern und für sich bzw. den gesamten Mandanten freigeben. Die Einstellungen setzen sich aus den gewählten Headerbildern und Logos, den Einstellungen in den Filtern, sowie in Layout, Tabellenblättern, eventuell Mehrsprachigkeit und gewählten Vergünstigungen zusammen.

Hier lassen sich der Zeitraum, die Orte und die Kategorien – für beispielsweise – wöchentliche Veranstaltungsexporte festlegen.

Auch die Tabellenblätter, oder Abschnitte im PDF können vorkonfiguriert werden. Bei den Tabellenblättern kann man festlegen, ob diese Kategorie als eigenes Tabellenblatt angezeigt werden, bzw. ob eine Überschrift angezeigt werden soll. Bei jedem Tabellenblatt je Kategorie kann außerdem ein eigner Header angezeigt werden. Die Header werden später automatisch auf die erforderliche Größe zugeschnitten

Wenn in TOURDATA bei den Veranstaltungen Vergünstigungen eingetragen wurden, können die wichtigsten mitausgegeben werden. Die jeweilige Vergünstigung wird in der Fußzeile näher definiert.

Der Event-Export Pro – ab 2025 wird der Veranstaltungs-Export nur mehr in dieser Version zu erwerben sein – enthält erweiterte Funktionen, im Vergleich zum bisherigen Event-Export.

Dazu gehören am wichtigsten die Mehrsprachigkeit, die Möglichkeit die Kontaktinformationen einzufügen und zusätzlich die Preisinformationen auszugeben, die bei den Veranstaltungen hinterlegt wurden.

Weiters bietet die Pro-Version auch noch die Möglichkeit nicht nur das eigene Logo und ein Headerbild zu verwenden sondern auch die Highlights, die Überschriften und die Texte zu formatieren.

Bei der Mehrsprachigkeit lassen sich in TOURDATA eingepflegte Text in der gewählten Fremdsprache ausgeben. Für den Fall, dass es keinen Eintrag in der Fremdsprache gibt, gibt es die Option der „Ersatz-Sprache“, damit keine „leeren“ Einträge entstehen.

Die Kontaktinformationen können je Veranstaltungs-Kategorie unterschiedlich definiert werden und hier lassen sich auch die Felder auswählen, die tatsächlich ausgegeben werden sollen – die komplette Anschrift, Telefon, Webseite, E-Mail…

Preis-Informationen können auch je Tabellenblatt und damit Kategorie aus den „Preisinformationsfeld“ aus TOURDATA ausgedruckt werden.

Zeitlich begrenzte Informationen und Sperren (= Akutmeldungen)

In den TOURDATA-Objekttypen kann eine wichtige Information für den Gast und/oder eine plötzlich notwendige Sperre durch unvorhersehbare Vorfälle eingetragen werden.

Damit können zum Beispiel bei den Touren, nicht begeh- oder befahrbare Wege oder Straßen rechtzeitig online bekannt machen.

Ebenso bei Betrieben die ungeplant schließen müssen, soll diese Information möglichst schnell online sein.

Diese Information wird umgehend – also priorisiert – auf den Webseiten ausgegeben!

Zu finden sind die Akutmeldungen in allen sechs Content -Typen und eingetragen wird eine Sperre über den linken Bereich unter „Aktionen“ oder in der Wartungsmaske über Informationen und „Zeitlich begrenzte Informationen und Sperren“!

Die Funktion der „Leistungen“ wurde erweitert, sodass wir diese nicht nur bei den „UK und Veranstaltungszentren“ als Zimmer/Ferienwohnung/Stellplatz/Seminarraum nützen können, sondern eben auch zum Erfassen von Sperren mit einigen Zusatz-Informationen, die in der bisherigen Lösung nicht vorhanden waren.

Klickt man auf den Befehl „Akutmeldungen bearbeiten“, öffnet sich ein Fenster in der eine „Neue Leistung“ angelegt werden kann. Hier definiert man den Typ „Akutmeldung“ und vergibt einen Namen.

Hat man die „Neue Leistung“ vom Typ „Akutmeldungen (Sperren, Warnungen, …)“ und eine Bezeichnung für die Sperre angelegt, öffnet sich nachfolgend eine Maske, die nun mit den für den Gast hilfreichen Informationen befüllt werden kann.

Der Typ der Sperre kann präzisiert werden und in der Beschreibung und weiter unten im Feld Umleitungsinformationen können weiter Information erfasst werden. Sollte die importierte Sperre für die zugewiesene Tour nicht relevant sein, kann die Information vom TOURDATA Datenwarter beeinflusst werden, indem in den Stammdaten unter Typ „XX ignorieren“ ausgewählt wird.

Abhängig von der Auswahl des Typs der „Sperre“ werden auf der Ausgabeseite unterschiedliche Symbole angezeigt.

Die Felder gültig von bzw. bis können ebenso eingetragen werden.

Da Akutmeldungen als „Leistungen“ angelegt werden, können auch hier Mediendaten hochgeladen werden. Beispielsweise eine Information zu einer Umleitung, eine alternative Route oder ähnliches. Nähere Informationen zum Hinzufügen von Mediendaten finden Sie HIER.

Für die Webarchitektur wurde kürzlich bei den Akutmeldungen die Ausgabe auf den TOURDATA Detailseiten erweitert, um auch Bilder oder PDFs zu den jeweiligen Akutmeldungen in TOURDATA abzuspeichern. Die Bilder werden webseitig in der Box der Akutmeldung als Vorschaubild ausgegeben. Ein hochgeladenes PDF Dokument wird verlinkt!

Derzeit erhalten wir aktuelle Sperren und ähnliche (Akut-)Meldungen auch über Contwise. Siehe auch folgenden Artikel, im unteren Abschnitt-> AWIS.GIPBei importierten Daten sind, wie üblich – alle Felder, die aus dem Fremdsystem kommen gesperrt (siehe unten) und können nicht geändert werden. Eine Ausnahme bildet der „Typ“, damit dieser wie oben erwähnt angepasst werden kann.

Um Einträge zu finden, die nicht vom eigenen User angelegt wurden, bietet die Generische Liste eine einfache Möglichkeit eine Vorlage/ein Template anzulegen.

Durch die Funktionen der Generischen Liste und den Feldern im Info-Tool lassen sich zielgerichtete Abfragen speichern und immer wieder aufrufen.

Über „Spalten auswählen“ kann man das Feld „Erstellt durch“ hinzufügen.

Danach wird über die „Erweiterte Suche“ eine Suche nach dem Feld „Erstellt durch“ formuliert. Es sollen alle Objekte angezeigt werden, bei denen das Feld „Erstellt durch“ nicht/ungleich „import-tiscover“ lautet. Also der Ersteller ein anderer User war.

Hier haben wir das Ergebnis – es zeigt alle Objekte an, die andere User in der ausgewählten Experience erstellt haben.

Sollte diese Abfrage regelmäßig benötigt werden, kann man sie über den Button „Templates“ speichern.

Siehe auch „Generische Liste“

Die „Generische Liste“ – rot markiert – nennt man die Ansicht die man erhält, wenn man einen TOURDATA-Objekt-Typ öffnet.

Generische Listen bieten die Möglichkeit angepasste Abfragen und Listen nach eigenen Suchkriterien zu erstellen, wobei mehrere Kriterien innerhalb einer Suche miteinander verbunden werden können.

In der „Generischen Liste“ werden alle Objekte angezeigt, die zur oben ausgewählten Experience gehören (blaue/orange Weltkugel), oder zu dieser hinzugefügt werden können (graue Weltkugel). Die Zuweisung kann automatisiert erfolgen, oder durch bewusstes Hinzufügen durch Klicken auf das Symbol der Weltkugel. Siehe auch Experiences – Projekte – Weltkugel

Filter-Optionen – „Zeige alle Objekte“:

Es gibt auf der linken Seite die Möglichkeit über „Filtern“ und zwei Zeilen darunter „Zeige alle Objekte“, die Ansicht einzuschränken und zum Beispiel „Zeige nur alle blauen Weltkugeln“ auszuwählen.

„Blaue Weltkugel“ und „Orange Weltkugel“ werden auf meiner Webseite ausgegeben, gehören zur ausgewählten Experience.

„Graue Weltkugel“ und „Rote Weltkugel“ werden auf meiner Webseite nicht ausgegeben, gehören nicht zur ausgewählten Experience.

Am linken Rand der „Generischen Liste“ findet man eine Abfolge von Symbolen.

Hier öffnet man das Objekt zum Bearbeiten, kann die Projektzuweisung durch klicken auf die Weltkugel aufheben und
ein Objekt auf den Merkzettel, zur Wiedervorlage markieren und für die Sortierung auf der Webseite „Highlighten“!

Das Symbol für das Highlighten ist der Stern, welcher wenn er aktiviert wurde, gelb eingefärbt wird.

Klappt man mit dem schwarzen Dreieck am linken Rand das Drop-Down auf, kann man ohne zuerst das Objekt zu öffnen, direkt bestimmte Funktionen ausführen. Zum Beispiel Medien und Verknüpfungen öffnen, sowie Termine bearbeiten.

Hier kann das Objekt auch dupliziert oder gelöscht werden u.v.A.m.

Auch im Dropdown kann das „Stern-Symbol“ zum „Highlighten“ eines Objektes verwenden werden. Dieses „Highlight“ kann je gewählter Experience vergeben werden und macht sich bei der Sortierung auf der Webseite bemerkbar, wenn dies in der Programmierung der Webseite hinterlegt wurde!

Auf der Webseite werden Objekte vorgereiht, die diesen Stern gesetzt haben und danach werden diese dann für die Anzeige alphabetisch gereiht.

Spalten bearbeiten – Templates – Exportieren

Oberhalb der Generischen Liste liegen die Aktions-Buttons „Spalten bearbeiten“, „Templates“, „Exportieren“ und das Dropdown mit den unterschiedlichen Vorfiltern (Ansichten) für die gewählte Objektart, sowie der Auswahl „Info-Tool“ (Verfügbar für oö. Orte und Regionen).

Die Inhalte des Dropdowns ermöglichen eine schnelle Anzeige – von vorgefilterten Ansichten. So kann man bei den Unterkünften & Veranstaltungszentren zwischen „nur“ Unterkünfte, oder „nur“ Veranstaltungszentren wählen.

Bei den Veranstaltungen hätte man zum Beispiel die Möglichkeit, „Veranstaltungen der nächsten 30 Tage“ aufzurufen,
„alle abgelaufenen Veranstaltungen“ anzeigen zu lassen, oder
„alle ohne Termin“ angelegten Veranstaltungen anzuzeigen.

In jeder Objektart, finden sich passende Einträge in diesem Dropdown zur einfacheren Bearbeitung der Generischen Liste.

Der Befehl „Spalten bearbeiten“ auf der linken Seite ermöglicht, weitere Spalten hinzuzufügen. Verwendert man im Dropdown den Eintrag „Info-Tool“, erhält man eine stark erweiterte Liste von Spaltennamen, die der Ansicht als weitere Spalten hinzugefügt werden können.

Wiederkehrende Abfragen, die über die Generische Liste gemacht werden, können als sogenanntes „Template“ abgespeichert werden. Dieses verhält sich wie eine „Vorlage“, die beim erneuten Öffnen die aktuellen Daten in die Suche einbezieht.

Jede Abfrage, die über die Generische Liste gemacht wird, kann bei Bedarf „Exportiert“ werden.

Es gibt 4 Formate für den Export – siehe Abbildung

„Als Excel exportieren“  –  Dieser Export wird am häufigsten verwendet, weil die Daten im Excel am besten weiterzubearbeiten sind.

Andere Exporte können nach Bedarf verwendet werden.

Nach Auswahl des Exportes „Als Excel…“ wird die Datei im Ordner „Downloads“ am eigenen PC/Laptop abgelegt und es öffnet sich automatisch MSExcel.

Davor kann man noch einen andere Sprache auswählen, sofern die Daten übersetzt wurden.

Mit der Auswahl „Spalten“ kann man die angezeigten Spalten der Generischen Liste verändern. Es können neue Spalten (Informationen) hinzugefügt, oder nicht benötigte entfernt werden.

Wählt man im Drop Down rechts vom Befehl „Expotieren“ das „Info-Tool“ aus, erhält man eine noch umfangreichere Sammlung von Feldern, welche man in einer Suche verwenden kann.

Das Feld, das verwendet werden soll, wird mit der Maus von links nach rechts gezogen und dort ausgelassen, wo man es platzieren möchte.

Befindet sich auf der rechten Seite ein Feld, das nicht benötigt wird, kann es mit dem „Minus“ an der rechten Seite eines jeden Eintragen entfernt werden.

Sind alle benötigten Informationen in der Ansicht „Spalten auswählen“ sichtbar, kann mit der Suche gestartet werden. Siehe Suche und Erweiterte Suche…

Unter „Filtern“ auf der linken Seite der Generischen Liste kann die Anzeige ganz einfach gefiltert werden.

Die Weltkugel mit ihren Ausprägungen ist im Detail HIER beschrieben, der Filter ermöglicht eine Anzeige aller Objekte, die in die eigene/ausgewählte Experience gehören.

Die Symbole „Stern“ und „Merkzettel“ – zeigen alle ebenso gekennzeichneten Objekte in der Generischen Liste an.

Die „Daumen“ erlauben eine Auswahl nach Datenqualität – von 0% bis 100%. Einfach die gewünschte Datenqualitäts-Stufe anklicken und alle anderen Objekte werden ausgefiltert.

Objekte suchen:

Die Suche in der Generischen Liste bezieht sich auf die Spalten“ID“, „Betriebsname“ und „Ort“.

Der gesuchte Begriff muss also in einer dieser Spalten gespeichert sein, wenn das Suchfeld auf der linken Seite befüllt wird – beispielsweise die Suche nach dem Ort „Leonding“. Die Ergebnisliste zeigt alle Objekte im Ort Leonding an, aber auch Objekte wo das Wort „Leonding“ im Betriebsnamen vorkommt.

Erweiterte Suche:

Möchte man sicher stellen, dass nur Objekte im Ort Leonding angezeigt werden, bietet die „Erweiterte Suche“ eine Möglichkeit dazu.

Hier kann man ein Feld, dass in der Objekttabelle angezeigt wird, für eine Suche auswählen. Zum Beispiel „Objekte im Ort Leonding“:

Daruber hinaus bietet die „Erweiterte Suche“ – direkt unter dem Suchfeld – die Möglichkeit nach mehr als einem Suchkriterium zu suchen. Durch klicken auf das „Plus“ am Ende der ersten Zeile, erhalten Sie eine zusätzliche Zeile, in der im Dropdown „ID“ das für Ihre Suche relevante Feld ausgewählt wird. Über das „Plus“ kann nun nach und nach eine weitere Zeile hinzugefügt werden, je nachdem wieviele Suchkriterien man eingeben möchte.

Zum Beispiel:

• Suchkriterien Ort „gleich“ Leonding“ UND Kategorie „enthält“ Ferienhaus:

Ergebnis der Suche – 2 Datensätze, die beide Kriterien erfüllen:

Die „Erweiterte Suche“ in Verbindung mit hinzugefügten Feldern der Generischen Liste aus dem „Info-Tool“, ermöglicht eine zielgerichtete Suche nach den gewünschten Kriterien.

⇒⇒⇒ Schulungs-Empfehlung ⇒⇒⇒

Bei Interesse an weiteren Beispielen empfehlen wir die „TOURDATA Schulung Orte & Regionen „Spezial“: Arbeiten mit generischen Listen und Zusatzmodule in TOURDATA“ – Aktuelle Termine finden Sie HIER

Template speichern:

Wenn man die Generische Liste mit hinzugefügten, oder entfernten Spalten angepasst hat, und Suchparameter eingegeben hat, kann man das Ergebnis als sogenanntes „Template“ speichern.

Beim Klicken auf „Template“ – „Template speichern unter“ kann ein Name und ein Kommentar zu dieser Vorlage/Template eingegeben werden.

Möchte man von einem bestehenden Template den Namen ändern, wählt man dieses aus und speichert es unter „Template speichern unter“ neu ab.

Danach kann das Template mit dem „falschen Namen“ gelöscht werden. Dazu Template auswählen (laden) und Template löschen.

Beispielsweise eine Suche nach Restaurants mit Gastgärten in einem bestimmten Ort, wo Haustiere/Hunde erlaubt sind.

Template laden:

Templates die abgespeichert wurden, können immer wieder geladen werden.

Template „als Standard verwenden“:

Eine weitere praktische Funktion ist ein Template „als Standard zu verwenden“. Das bedeutet, dass mit dem jeweiligen Login, immer diese eine Template geladen und angezeigt wird.

Template schließen:

Ein geladenes Template wird rechts des DropDowns angezeigt und kann natürlich über die Auswahl „Template schließen“ wieder geschlossen werden.

Bei einem Qualitäts-Check auf der Suche nach Betrieben, die „Strukturierte Öffnungszeiten“ erfasst haben, gilt es darauf zu achten, dass es in der Maske zur Erfassung der Öffnungszeiten auch die Checkbox „Immer geöffnet (24/7) gibt.

Wird die Checkbox „Immer geöffnet (24/7)“ verwenden –  ACHTUNG! – das bedeutet 24h am Tag und 7 Tage die Woche geöffnet – muss bei der Suche im Info-Tool nicht nur nach „Öffnungszeiten Strukt.“ gesucht werden, sondern auch nach „immer geöffnet (24/7)“!

Erst dann erhält man eine vollständige Liste aller Betriebe,die die maschinen-lesbare Form der Erfassung der Öffnungszeiten verwenden!

Das Statistik Cockpit bzw. Portal findet man in TOURDATA unter den Tools -> Zusatzmodule.

Dort können folgende Statistiken abgefragt werden, die dann als Tabelle und als Grafik zur Verfügung stehen und auch als PDF heruntergeladen/gedruckt werden können.

• Datenqualitäts-Statistik
• Objekt-Status-Statistik
• Benutzer-Statistik

Es kann jeweils eine „Aktuelle“, eine „Monats-“ und eine „Quartals“-Statistik abgefragt werden, wobei die Monate, Quartal und Jahre im Filter eingestellt werden können. Die gespeicherten Einträge reichen zurück bis zum Jahr 2015.

In der Datenqualitäts-Statistik, kann je nach Einstellungen im „Filter“ – für einen gewissen Zeitraum und für ein(e) bestimmte(s) Projekt/Experience – die Datenqualität aller Objekte abgefragt werden.

Hier werden alle Objekt-Typen aufgezählt und deren Gesamt-Anzahl ausgegeben.

Im Bereich „Note 1-5“ bzw. „Note 1%-5%“ findet man die Anzahl der Objekte mit den Noten „sehr gut“ bis „nicht genügend“ in der Datenqualität bzw. die Daten in Prozent an.

„Note ∅“ gibt die Zahl der Durchschnittsnote an.

Die Objekt-Status-Statistik gibt einen Überblick über die „Stati“ der Objekte in TOURDATA. Ein Objekt kann den Status „Aktiv“ oder „Inaktiv“ haben, es kann „Online“ und „Offline“ sein und in den Objektarten Veranstaltungen und Pauschalen können diese zusätzlich „Aktuell“ oder im „Archiv“ sein. Auch bei der Status-Statistik kann eine Grafik angezeigt werden und der Vergleich zur Vorperiode.

• Aktiv = Objekt ist Online UND hat einen aktuellen Termin
• Inaktiv = Objekt ist Offline ODER hat keinen aktuellen Termin
• Aktuell = Objekt hat einen aktuellen Termin

Aktuell sind Veranstaltungen bzw. Pauschalen, wenn sie gültige Termine oder Reisezeiträume eingetragen haben.

• Archiv = Objekt hat keinen aktuellen Termin
• Online/Offline bezieht sich auf die TOURDATA Einstellungen im Tab „Internet“, wo diese Daten gesetzt werden können.

Die Benutzer-Statistik schlüsselt auf wie viele Betriebs- und Orts- und für gesamt Oberösterreich, wie viele Regions-User es gibt. Beispiel aus der Demo-Statistik:

Die gewählten Parameter erzeugen eine Tabelle, die für die gewählte Experience sowohl die absoluten Zahlen enthält, alsauch eine Reihung nach dem Schulnoten-System.

Diese Werte können auch grafisch dargestellt abgerufen werden:

Außerdem wird automatisch ein „Vergleich zur Vorperiode“ generiert:

Und eine Gesamtentwicklung der Daten in den letzten 11 Monaten ist ebenso abrufbar:

Statistiken können als Excel exportiert werden um sie auszudrucken, oder als PDF per Mail weitergeschickt werden. Dazu findet man neben dem Filter den Befehl „Excel-Export“ der den automatischen Export der aktuellen Seite startet. In der Abbildung die automatisch generierte Excel-Tabelle.