Autor: Ellen-Ruth Bruckner-Simonsberger

Mit der Methode der Veranstaltungs-Schnellerfassung, bleibt zwar die Anzahl der zu erfassenden Informationen gleich, ABER man kann keinen wichtigen Eintrag übersehen.

Der sogenannte „Wizard“ führt „Schritt für Schritt“ durch alle Bereiche der Erfassung, die nicht nur für die Datenqualität, sondern auch für den Gast auf der Suche nach Veranstaltungen essentiell sind.

Um diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zu öffnen, klickt man links oben auf die Schaltfläche „Veranstaltung Schnellerfassung“. Alternativ kann immer noch in der Datenwartungsmaske eine Veranstaltung angelegt werden, dazu auf den Pfeil neben der Schnellerfassung klicken und „Neue Veranstaltung anlegen“ anklicken.

Bei der Schnellerfassung öffnet sich der erste Dialog zur Erfassung des Veranstaltungsortes.

Beginnend mit dem Ort kann nun durch Auswahl des jeweiligen Content-Typen der Veranstalungs-Ort gesucht werden.

Alternativ kann eine ganz neue Adresse erfasst werden, siehe nächste Abbildung.

Hier sind mindestens die Pflichtfelder – blau gekennzeichnet – auszufüllen.

Die neu erfasste Adresse findet man dann unter den „Diversen Objekten“.

Unter dem neu angelegten Objekt folgt dann der zweite Schritt, der Name der Veranstaltung muss eingegeben werden.

Der nächste Schritt ist die Erfassung des Veranstalters, sollte es mehrere Veranstalter geben, sind diese in der Datenwartungsmaske nachzutragen. Auch hier könnte eine neue Adresse eingegeben werden.

Zum Erfassen des Datums und der Uhrzeit führt der vierte Schritt im Wizard. Hier kann ebenso wie in der erweiterten Datenerfassungsmaske ein, oder mehrere Termine eingegeben, oder auch eine Terminserie erstellt werden. Einzelne Termine werden automatisch gespeichert, wenn man auf „Weiter“ klickt.

Jeder weitere neu erfasste Termin muss mit „Termin hinzufügen“ quasi einzeln gespeichert werden, im Screenshot wäre ohne nochmaliges Klicken auf „Termin hinzufügen“ der Termin vom 18. 02. nicht gespeichert!

Bitte achten Sie darauf, das die gewählten Bilder freigegeben sind und deren Eigenschaften vollständig ausgefüllt wurden (zB. Copyright, Bildbeschreibung, etc.)

Im fünften Schritt kann die Kategorisierung ausgewählt werden, wie auch in der erweiterten Datenmaske kann ein Filter gesetzt werden, damit die gesuchte Kategorie schneller gefunden wird.Die folgenden beiden Schritte ermöglichen die Erfassung einer Kurzbeschreibung und einer detaillierten Beschreibung.

Die beiden Schritte „Kurzbeschreibung“ und „detaillierte Beschreibung“ könnten übersprungen werden und erst in der Datenerfassung nachgetragen werden, das bedeutet aber auch, dass die Datenqualität bis zum Zeitpunkt der  Erfassung auf 0% bleibt!

Erfolgt aber die vollständige Erfassung aller im Wizard verfügbaren Felder, wird die Datenqualität automatisch berechnet und auf 100% gesetzt.

Im achten Schritt kann man ein Titel-Bild hochladen, alternativ Bilder aus „Meinen Mediendaten“ oder aus den „Mediendaten des Mandanten“ verwenden.

ACHTUNG!! Hier kann wirklich nur ein Bild gespeichert werden! Im nächsten Schritt können jedoch weitere Bilder hinzugefügt werden.

Bitte achten Sie darauf, dass die gewählten Bilder freigegeben sind und deren Eigenschaften vollständig ausgefüllt wurden (zB. Copyright, Bildbeschreibung, etc.)

In diesem Dialog können Informationen zu den Preisen, der Link zum Kartenverkauf und einige Check-Boxen wie „Eintritt frei“ befüllt werden.Ein letztes Mal auf „Weiter“ klicken und man befndet sich im Abschluss-Dialog, bei dem weitere Checkboxen aktiviert werden können.

Die Veranstaltung kann nun mit dem Befehl „Speichern und öffnen“, geöffnet und weiterbearbeitet werden, oder nur mit „Speichern“ gespeichert werden.

ACHTUNG!! Auch wenn in der Schnellerfassung alle Informationen eingegeben wurden, braucht auch hier TOURDATA für die Bearbeitung und Veröffentlichung etwas Zeit. So wird zum Beispiel der Daumen für die Datenqualität noch einige Zeit rot sein, bis alle Eingaben verarbeitet wurden! Je nach Aktivitäten auf den Servern dauert das ca. eine Stunde, manchmal auch länger.

In TOURDATA wird jedes Objekt beim Anlegen einer oder mehreren Experiences zugeordet.

Experiences sind Orte, Bezirke, Webseiten, Web-Kooperationen, Projekte und Marketing-Kooperationen, Print-Projekte, und auch Schnittstellen (APIs).

Die Inhalte einer Experience sind eben diese Objekte aus den unterschiedlichen Objekttypen, die entweder auf einer Webseite dargestellt werden, oder als Daten übertragen werden (Schnittstellen).

Ist die Experience ein Ort, zu Beispiel „Ort: Linz“, werden der Experience alle Objekte in TOURDATA mit den PLZen des Ortes zugewiesen. Bei manchen Orten sind es mehr als eine einzelne PLZ – wie bei Linz (4010, 4020, 4030, 4040).

Die Orts-Experience ist wiederum einem Bezirk zugewiesen, der Ort „Linz“ also dem Bezirk „Linz-Stadt“. Orts- und Bezirks-Experinences werden ihrem Bundesland zugewiesen. Darüber hinaus gibt es Zuweisungen zu Experiences wie beispielsweise „Web: „, die die Basis für eine Webseite bilden.

Jede:r Datenwarter:in sieht die Experiences, die ihm/ihr zugewiesen wurden UND die Experience „Web:oberoesterreich.at“ auf diese besteht nur „lesender“ Zugriff. Das bedeutet Objekte können angezeigt werden, aber nicht verändert.

Alle Orte in Oberösterreich werden der Experince Web: oberoesterreich.at zugewiesen.

Die Weltkugel, bei den Symbolen ganz links in der Generischen Liste, zeigt die Zugehörigkeit eines Objektes in der oben ausgewählten Experience an.

Ansicht generische Liste

Die blaue Weltkugel zeigt an, dass dieses Objekt aufgrund seiner Lage automatisch zur oben eingestellten Experience gehört, eine graue Weltkugel zeigt an, dass das Objekt NICHT zur Experince gehört.

Klickt man nun eine graue Weltkugel an ändert sie die Farbe auf Orange – eine orange Weltkugel bedeutet, dass das Objekt händisch – durch klicken auf die ursprünglich graue Weltkugel – hinzugefügt wurde. Eine Entscheidung des Datenwarters, der diesen Vorgang bewusst durchgeführt hat und auch wieder rückgängig machen kann.

Wird eine blaue Weltkugel angeklickt – wird sie in Folge rot dargestellt. Das bedeutet man hat das Objekt bewusst aus der Experience ausgeschlossen hat.

Über einen Filter auf der linken Seite kann man sich nur die Objekte anzeigen lassen, die auch wirklich zur eigenen Experience gehören. Siehe auch Automatische Experience-Zuweisung aufheben

Um alle Experiences/Projekte zu sehen, denen mein Objekt zugeordnet ist, klickt man in der Generischen Liste auf das Symbol

Hier werden alle Schnittstellen (=API), die Bezirks- und Orts-Zuordnung, Zuordnungen zu (Print-)Projekten und zu Webseiten angezeigt:

Alternativ kann man auch in ein Objekt einsteigen, die Bearbeitungsmaske öffnen und unter den Aktionen die „Zugriffs-Rechte anzeigen“ anklicken. Hier sieht man die Zuordnung zu Projekten und ob dieses das Objekt bearbeiten könnten, oder nur „lesend“ darauf zugreifen dürfen.

Sollen in TOURDATA (und weiterführend in Typo3 in einem Filter) Orte oder Regionen aufscheinen, dann müssen diese auch der jeweiligen Experience in TOURDATA zugewiesen sein.

Als Region sieht man unter dem Contenttyp „Orte“ alle der Region geografisch bzw. touristisch zugewiesenen Orte. Wurde eine neue Experience – in unserem Beispiel „Web: erlebniscard.salzkammergut.at“ – erstellt, können zu dieser Experience jederzeit weitere teilnehmende Orte (und natürlich sonstige TOURDATA-Objekte) zu geordnet werden.

Dazu öffnet man den Content-Typ – hier „Orte“ – und sucht sich rechts oben in der Experience aus der angebotenen Liste die gewünschte aus – hier „Web: erlebniscard.salzkammergut.at“. Nun kann man ganz einfach per Klick auf die graue Weltkugel den Ort zur Experience hinzufügen.

Da die Eingabemasken auch für andere Points of Interests (zB. Museen) verwendet werden und sind daher nicht immer alle Eingaben auch erforderlich.

Wichtig in Hinblick auf den Fremdenführer sind aber die folgenden:

Initial wird erstmal der Anlageort (wichtig für die automatische Zuweisung zu Webseiten) und die Bezeichnung festgelegt:

Durch Klicken von „Neuen POI anlegen“ werden die weiteren EingabeFelder sichtbar.

„Kontakt“ – „Kategorien“ – „Lage“, etc. sind weitere Eingabeseiten, die durch Klick auf die Überschrift im grauen Feld angezeigt werden.

Unter „Kontakt“ fülen SIe Ihre Daten aus – solle es neben Ihren eigenen Kontaktdaten auch eine Ansprechperson geben, befüllen Sie bitte die Felder unter „Ansprechperson“.

Arbeiten Sie als GmbH, oder andere Gewerbeform füllen Sie bitte auch die „Rechtlichen Kontaktdaten“ aus.

Falls Sie nicht die eigene Privatadresse angegeben möchte, kann man Kontakt mit dem TVB aufnehmen und nach Rücksprache evtl. diese Adresse verwenden.

In der Kategorie legen Sie fest welche Art von Führungen bei Ihnen gebucht werden können. Zum Anzeigen der Kategorie klicken Sie auf das „Plus-Zeichen“ vor „Infrastruktur“ und danach auf das „Plus“ bei „Fremden und Freizeitführer“ um die Checkbox anzuklicken die für Sie passend ist.

Nach Auswahl der Checkbox werden von TOURDATA die Eingabefelder nachgeladen, die Sie für Ihre speziellen Informationen benötigen. Bitte Klicken Sie auf „Jetzt neu laden“.

Die Lage erfasst man indem unter „Lage“ auf „PIN auf aktuell eingetragene Adresse setzten“ geklickt wird.

TOURDATA setzt damit die Geo-Koordinaten, die eine Anzeige auf einer Karte im Web ermöglicht.

Unter Information finden Sie Felder für die detaillierte Beschreibung Ihres Angebotes. Beschreiben Sie was Sie machen, wie Sie eine Führung veranstalten. GIbt es Schwerpunkte, wie Zeitgeschichte? Kunst? Religion? In welchen Gegenden/Städten werden Führungen angeboten.

Unter Öffnungszeiten empfehlen wir die folgenden Felder zu befüllen:

„Nach Vereinbarung“ – „Anmeldung erforderlich“ und ggf. „Sperrtage“ an denen Sie keine Führungen anbieten.

Zur Barrierefreiheit ist bei bestimmten Touren/Führungen eine Information sicher wichtig, bei Ihrer Vorstellung als POI/Fremdenführer müssen Sie hier keine Angaben machen. Denken Sie aber Daran, wenn Sie einzelne Führungen in TOURDATA erfassen, die Informationen der Barrierefreiheit einzugeben!

Sprachkenntnisse gehören zu Ihrer Profession, wie umfangreiches Wissen! Dokumentieren Sie alle Sprachen, die Sie anbieten:

Der letzte Eintrag unter „Informationen“ finden Sie unter „Services“ – klicken Sie hier „Führung“ an!

Hier können neben der Eignung auch Zielgruppen definiert werden, diese sind auf Webseiten oft als Filtermöglichkeiten vorhanden, sodass der Gast maßgeschneiderte Informationen aufrufen kann – wichtig auch für die Datenqualität!Unter Kooperationen und Mitgliedschaften geben „Austria Guides“ Ihre Mitgliedschaft ein.

Preise sollten nur eingegeben werden, sofern allgemeine Aussagen möglich sind, ansonsten können bei den einzelnen Terminen / Pauschalen natürlich jeweils Preise angegeben werden.

Weiters können Ermäßigungen erfasst werden, die für bestimmte Gruppen und oder Mitglieder gelten.

Auch Informationen zur Bezahlung (Bar, Kreditkarte, usw.) können erfasst werden.

Die Informationen unter Internet enthalten auch

• Suchmaschinen Informationen – SEO:
  Hier können gezielte Texte für Suchmaschinen bereitgestellt werden – sind diese nicht vorhanden wird von den Suchmaschinen automatisch ein passender Text (z.B. Einleitung) verwendet.
• Multimedia Links & Social Media Plattformen:
  Wenn es externe Bildergalerien, Youtube Kanäle, Facebook, Instagram Seiten, etc… gibt können diese hier eingetragen werden.

Die Datenqualität ergibt sich aus den eingegebenen Daten und gliedert sich in 4 Bereiche. Um auf den Webseiten ausgegeben zu werden muss eine Datnequalität von mindestene 50% erreicht werden.

Achtung!
Sollte zwischen den einzelnen Bereichen ein Eintrag  fehlen, werden nur die davor erreichten Prozente anerkannt. Im Screenshot fehlt ein Foto/eine Mediendatei, daher werden nur die 20% der „Basisdaten“ angerechnet.

Nach dem Eintrag der Person als Austria Guide in den POIs – sollte auch noch das Angebot bei den „Veranstaltungen“ und/oder „Pauschalen“ eingegeben werden.

Je nachdem ob es sich um wiederkehrende Termine mit fixem Datum handelt

=> Eingabe als Veranstaltung.

• So lege ich eine Veranstaltung an: https://doku.tourdata.at/objekttyp-veranstaltungen/

Oder bei individuell buchbaren Packages mit Preisen

=> Eingabe als Pauschale

• So lege ich eine Pauschale (Angebot oder Package) an: https://doku.tourdata.at/objekttyp-pauschalen/

Verbindung zwischen Fremdenführer und Angebot erstellen

Damit die erstellten Veranstaltungen und Pauschalen dann auf der Webseite beim Fremdenführer auch ersichtlich sind, ist es wichtig diese nach dem Anlegen noch abschließend miteinander zu verknüpfen:

Wie verknüpfe ich die Veranstaltungen / Pauschalen?

• Öffnen des eigenen POIs „Austria Guide Vorname Nachname“
• Verknüpfung anlegen – im Menü „Aktionen“ auf der linken Seite der Eingabemaske.

Jede Veranstaltung kann einzelnen mit dem POI verknüpft werden,  ebenso kann jede Pauschale einzelnen mit dem POI verknüpft werden:

Die Daten können dann auf den Plattformen z.B. www.oberoesterreich.at oder mittels Web-Vorschau direkt aus TOURDATA kontrolliert werden.

Achtung!
Auf den Webseiten selbst werden Inhalte gecacht, hier ist es am besten einen Tag abzuwarten und dann die Inhalte zu kontrollieren.

Beim Caching werden Daten von Websites kopiert und zwischengespeichert. Diese „Caching”-Funktion ermöglicht es, dass die Daten bei der Rückkehr auf die Website schneller aufgerufen werden. Weshalb bei Datenänderungen, oder eine Wartezeit (nächster Tag) sinnvoll sein kann. Manchmal kann es nützlich sein den Cache zu leeren.

Für den Download als PDF-Dokument TOURDATA für Austria Guides bitte im folgenden Fenster noch einmal auf den Link klicken. Danke!

Der Event-Export erlaubt einen regelmäßigen, standardisierten und für den eigenen Bedarf gelayouteten Export von Veranstaltungsdaten aus TOURDATA. Eine voreinstellbare Auswahl an Kategorien und Zeiträumen kann somit in ansprechender Form an Gäste und Partner weitergegeben werden.

Basis des Exports sind alle Veranstaltungen der eigenen Region / des Ortes, oder auch alle selbsterfassten Veranstaltungen. Grundsätzlich können aber bereits bei der Erfassung von Veranstaltungen in TOURDATA aber einzelne explizit vom Export ausgenommen werden.

Die Ausgabe erfolgt entweder nach MSExcel, oder als fertiges PDF, je nach Wunsch. Die Daten werden in beiden Programmen bereits in einem von Ihnen definierten Layout ausgegeben. Ein Header – ein Titelbild – kann zum Beispiel korrespondierend mit Ihrem „Look and Feel“ auf der Webseite ausgewählt werden.

Für die Auswahl der Veranstaltungen gibt es verschiedene Möglichkeiten, ebenso für die Darstellungsform. Details und auch die Kosten dafür erfragen Sie gerne beim Digital Solution Helpdesk unter dshelpdesk@ttg.at

Für die Darstellung der Veranstaltungen gibt es eine Vorlage, die mit einem Headerbild oder ggf. mit Ihrem Logo befüllt werden kann. Diese Vorlage kann als PDF oder als Excel-Tabelle generiert werden, also als statische Datei, oder zur Weiterbearbeitung.

In der Ausgabe-Datei können die Veranstaltungen mit oder ohne die Unterteilung in Veranstaltungskategorien dargestellt werden. Ebenso lassen sich für einzelne Kategorien individuelle Header-Bilder hochladen.

Für die Auswahl der Veranstaltungen wird zuerst ein Zeitraum ausgewählt. Je nach Bedarf kann ein vordefinierter Zeitraum zB. „Nächstes Wochenende“ oder ein individueller Zeitraum „von – bis“ festgelegt werden.

Die nächste Auswahl legt die Orte fest, deren Veranstaltungen ausgegeben werden sollen. Auch hier kann eine Mehrfachauswahl erfolgen, wenn Ihr Tourismusverband mehrere Orte vereint.

Zuletzt erfolgt die Auswahl der Kategorien, so können auch ganz einfach themenspezifische Veranstaltungskalender erstellt werden.

Damit die unterschiedlichen Auswahlmöglichkeiten nicht immer wieder neu getroffen werden müssen, gibt es die Voreinstellungen.

Hier lassen sich der Zeitraum, die Orte und die Kategorien – für beispielsweise – wöchentliche Veranstaltungsexporte festlegen.

Auch die Tabellenblätter, oder Abschnitte im PDF können vorkonfiguriert werden. Bei den Tabellenblättern kann man festlegen, ob diese Kategorie als eigenes Tabellenblatt angezeigt werden, bzw. ob eine Überschrift angezeigt werden soll. Bei jedem Tabellenblatt je Kategorie kann außerdem ein eigner Header angezeigt werden. Die Header werden später automatisch auf die erforderliche Größe zugeschnitten

Wenn in TOURDATA bei den Veranstaltungen Vergünstigungen eingetragen wurden, können diese mitausgegeben werden. Die jeweilige Vergünstigung wird in der Fußzeile näher definiert.

Der Event-Export Pro enthält erweiterte Funktionen, dazu gehören am wichtigsten die Mehrsprachigkeit, die Möglichkeit die Kontaktinformationen einzufügen und zusätzlich die Preisinformationen auszugeben, die bei den Veranstaltungen hinterlegt wurden.

Weiters bietet die Pro-Version auch noch die Möglichkeit nicht nur das eigene Logo und ein Headerbild zu verwenden sondern auch die Highlights, die Überschriften und die Texte zu formatieren.

Bei der Mehrsprachigkeit lassen sich in TOURDATA eingepflegte Text in der gewählten Fremdsprache ausgeben. Für den Fall, dass es keinen Eintrag in der Fremdsprache gibt, gibt es die Option der „Ersatz-Sprache“, damit keine „leeren“ Einträge entstehen.

Die Kontaktinformationen können je Tabellenblatt definiert werden und hier lassen sich auch die Felder auswählen, die tatsächlich ausgegeben werden sollen – die komplette Anschrift, Telefon, Webseite, E-Mail…

Preis-Informationen können auch je Tabellenblatt und damit Kategorie aus den „Preisinformationsfeld“ aus TOURDATA ausgedruckt werden.